Was Sie über die E-Rechnung wissen sollten
Was ist eine E-Rechnung?
Mit einer E-Rechnung werden Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt, automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. Damit wird eine durchgehend digitale Bearbeitung von der Erstellung der Rechnung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge möglich.
Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte – anders als bei einer Papierrechnung oder bei einer Bilddatei wie PDF – in einem strukturierten maschinenlesbaren Datensatz dar. Dies gewährleistet, dass Rechnungen, die in dieser Form vom Rechnungssteller ausgestellt werden, elektronisch übermittelt, elektronisch empfangen sowie medienbruchfrei und automatisiert weiterverarbeitet und zur Auszahlung gebracht werden können.
Welche E-Rechnungsformate gibt es laut der europäischen Norm 16931?
ZUGFeRD 2.x
ZUGFeRD 2.x ist ein hybrides Datenformat, das den Sichtbeleg und die eingebettete strukturierte XML zur elektr. Weiterverarbeitung in einem Format enthält.
> maschinell lesbar
> automatisierte Weiterverarbeitung durch eingebettete XML möglich
> Sichtbeleg zur visuellen Darstellung
XRechnung
XRechnung ist ein Datenaustauschstandard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G). Elektronisches Format (XML) ohne Sichbeleg.
> maschinell lesbar
> automatisierte Weiterverarbeitung ist möglich
> kein Sichtbeleg zur visuellen Darstellung
Welche Vorteile bietet die E-Rechnung?
Vorteile für Rechnungssteller
> Vereinfachte Rechnungsstellung
> Verkürzte Durchlaufzeiten
> Schnellere Bearbeitung und pünktlichere Zahlung
> Einsparpotenziale im Rechnungsversand (Papier und Porto)
> Steigerung der Prozessqualität
Vorteile für Rechnungsempfänger
> Optimierung der Rechnungsverarbeitung
> Steigerung der Datenqualität durch verringerte Fehleranfälligkeit
> Einsparpotenziale in der Rechnungsverarbeitung
> Ermöglichen einer dezentralen Rechnungsbearbeitung
> Flexibles Arbeiten durch ortsunabhängige Rechnungsstellung
Wie ist der zeitliche Ablauf?
01.01.2025
Der Vorrang der Papierrechnung entfällt. Jedes Unternehmen kann E-Rechnungen versenden. In den ersten zwei Jahren dürfen Papierrechnungen versendet werden. Andere elektronische Rechnungsformate (PDF etc.) dürfen nur noch mit Einwilligung des Empfängers versendet werden.
01.01.2027
Unternehmen > 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen B2B-E-Rechnungen versenden. Unternehmen mit < 800.000 Euro Vorjahresumsatz dürfen noch sonstige Rechnungen (Papier, PDF etc.) versenden. EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) dürfen unverändert eingesetzt werden.
01.01.2028
Alle Unternehmen müssen B2B-E-Rechnungen versenden (ZUGFeRD 2.x oder XRechnung). EDI-Systeme müssen an die gesetzlichen Bestimmungen angepasst werden. Sonstige Rechnungen (Papier, PDF etc.) dürfen ohne Ausnahme nicht mehr versendet werden.
Wie ist der Ablauf zur Einführung der E-Rechnung in Ihrem Unternehmen?
E-Rechnungseingang umsetzen
Mit unserem Dokumentenmanagent "büroarchiv" E-Rechnungen bearbeiten, Workflows zur Freigabe erstellen und revisionssicher archivieren.
E-Rechnungsausgang umsetzen
Mit unserem ERP-System "SelectLine Warenwirtschaft" unkompliziert E-Rechnungen nach gesetzlicher Vorgabe erstellen und versenden.
Mitarbeiter schulen
Mitarbeiter für die neuen Prozesse schulen und die E-Rechnungsprozesse transparent für alle Beteiligten dokumentieren.
Tipp: Rechnungsrelevante Anlagen direkt in XRechnung einbetten.
XRechnung PDF Embedder
Rechnungsrelevante Anlagen direkt in XRechnung einbetten. XRechnung PDF Embedder ermöglicht Ihnen, PDF-Dokumente, wie beispielsweise Lieferscheine oder Bestellungen, in eine XRechnung einzubetten. Dadurch können Sie Ihre Rechnungsstellung automatisieren und vereinfachen, da alle relevanten Informationen in einer Datei gebündelt sind. Die Verarbeitung erfolgt sicher auf Ihrem lokalen System ohne Datenübermittlung zu externen Servern.
XRechnung PDF Embedder ist verfügbar für die Betriebssysteme Windows 7, 8, 10 und 11.
So nehmen Sie Kontakt mit uns auf
Telefonisch erreichen Sie uns unter +49 152 33740199.
Per E-Mail erreichen Sie uns unter info@projekt-em.de.
Oder: Nutzen Sie auch gerne das Kontaktformular!